Secrétariat virtuel, tout savoir sur les Voicebot

C’est partout pareil : au secrétariat, le téléphone n’arrête jamais de sonner. Rendez-vous, questions sur les suites d’un geste, horaires d’ouverture, accessibilité… Même avec Doctolib, les patients continuent d’appeler. Une solution existe, les Voicebot comme Vocca, un secrétariat virtuel qui peut répondre aux appels à notre place.

Qu’est ce que c’est?

Le télésécrétariat existe déjà, mais il a ses limites : turnover, congés, consignes à répéter, coûts élevés. Vocca propose une alternative : automatiser les appels simples grâce à l’intelligence artificielle, sans changer le numéro du cabinet.

Comment ça marche ?

La mise en place est rapide : il suffit de transférer les appels de la ligne fixe vers Vocca.

Le voicebot est ensuite capable de :

• Prendre des rendez-vous directement dans les agendas en ligne (Doctolib, etc.).
• Répondre aux questions fréquentes : horaires, délais de cicatrisation, modalités d’accès au cabinet.
• Relayer des consignes médicales avant ou après un geste.
• Collecter des informations utiles avant une consultation.

Toutes les conversations sont transcrites et résumées sous forme de tickets que l’on peut consulter ou traiter plus tard.

Comment je peux l’utiliser ?

Vocca peut fonctionner de plusieurs façons :

• En complément de la secrétaire, qui ne décroche plus que pour les appels complexes.
• En mode totalement autonome, comme un télésécrétariat virtuel.

Les avantages que j’y vois

• Toujours disponible : 24h/24, 7j/7.
• Décroché systématique et gestion simultanée de plusieurs appels.
• Souplesse : je peux modifier mes consignes et horaires en quelques clics.
• Multilingue : le voicebot peut dialoguer dans la langue maternelle du patient.

Ce qui reste à tester

• Le prix, qui grimpe vite.
• L’acceptabilité par les patients : globalement bonne dans d’autres secteurs, mais à confirmer en médecine, surtout chez les personnes âgées.
• L’intérêt de coupler Vocca avec un serveur vocal interactif (choix 1, choix 2) pour éviter de payer l’IA quand une simple annonce préenregistrée suffit.
• Les limites humaines : certaines demandes nécessiteront toujours une vraie secrétaire.

Pour qui c’est pertinent

Vocca me paraît utile si :

• Ton secrétariat est saturé d’appels récurrents.
• Tu veux accueillir de nouveaux praticiens sans recruter une secrétaire supplémentaire.
• Tu souhaites améliorer le suivi pré et post-opératoire des patients.

En résumé

Vocca n’est pas là pour remplacer totalement une secrétaire, mais pour libérer du temps sur toutes les tâches répétitives. En automatisant les appels simples, on redonne de la valeur au contact humain, là où il est vraiment nécessaire. A réfléchir….